Nếu bạn và đội nhóm của bạn luôn bận rộn, nhưng lại không đạt được mục tiêu đã đề ra? Nếu bạn và đội nhóm của bạn thường lên kế hoạch năm AOP rất sung, nhưng cuối năm nhìn lại thì giật mình “ôi, sao cái mình làm khác với kế hoạch vậy?”. Đây là bài chia sẻ mà bạn nên đọc.
Cả thế giới đều đồng ý ấn định giờ làm từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều (có thể từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều hoặc từ 8 giờ sáng đến 5 giờ 30 phút chiều), và bạn bị mắc kẹt trong văn phòng suốt thời gian tù túng đó, bạn buộc phải tìm ra việc gì đó để giết thời gian. Bạn lãng phí thời gian bởi bạn có thừa quá nhiều thời gian. Đó là điều dễ hiểu.
Do vậy, bạn cũng thích nghi với một lịch trình tương tự, dù cần hay không thì bạn vẫn sẽ thường bắt đầu làm việc lúc 8 giờ sáng hoặc cần tới tám tiếng để đạt được chỉ tiêu thu nhập. Lịch trình này là một thỏa thuận xã hội chung, là di sản khổng lồ của phương pháp đo hiệu quả bằng khối lượng công việc.
Tại sao tất cả mọi người trên Trái Đất đều cần tới chính xác tám tiếng để hoàn thành công việc? Điều đó là vô lý. Chế độ làm việc 9-5 như vậy không hề có cơ sở khoa học.
Do chúng ta có tám tiếng để làm việc, chúng ta sẽ làm việc đủ tám tiếng. Nếu chúng ta có 15 tiếng làm việc, chúng ta cũng sẽ làm việc đủ 15 tiếng. Nếu chúng ta có việc gấp và đột ngột phải rời công sở trong hai giờ nữa nhưng vẫn chưa hoàn thành theo hạn định, chúng ta sẽ hoàn thành tất cả công việc được giao trong hai tiếng đồng hồ đó.
Bạn có từng trải qua thời sinh viên, học sinh thì có thể trải qua trải nghiệm về làm đồ án nguyên cứu, hay luyện thi. Khi thầy cô giao thời hạn hoàn thành là 1 tuần, bạn sẽ la toán lên và xin thời hạn 1 tháng. Bạn có còn nhớ nó diễn ra thế nào? Bạn có thể đã dùng 3 tuần để loay hoay suy nghĩ, tìm thông tin, và dành vài ngày cuối để hoàn thành đồ án?
Định luật Parkinson
Định luật Parkinson của Cyril Northcote Parkinson đề cập về mối liên hệ giữa thời gian và sự nỗ lực trong một bài luận năm 1955 mà ông viết cho báo The Economist.
Định luật Parkinson phát biểu rằng “Công việc sẽ mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian được dành cho nó.”
Một nhiệm vụ sẽ quan trọng và phức tạp tỷ lệ thuận với thời gian được giao để hoàn thành nhiệm vụ đó. Đó chính là sự thần kỳ của thời hạn cuối cùng tới gần. Nếu tôi cho bạn 24 giờ để hoàn thành một dự án, áp lực thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung và bạn không còn lựa chọn nào ngoài việc thực thi những điều cần thiết nhất. Nếu tôi cho bạn một tuần để hoàn thành cũng dự án đó, bạn sẽ dành ra sáu ngày để quan trọng hóa mọi việc lên. Sản phẩm cuối cùng của một thời hạn ngắn hơn hầu hết đều ngang bằng hay chất lượng hơn do có sự tập trung nỗ lực lớn hơn.
Điều này cũng nêu ra một hiện tượng kỳ lạ. Tồn tại hai xu hướng đồng vận mà lại đảo nghịch nhau:
- Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật 80/20).
- Giảm bớt thời gian làm việc để tập trung vào các nhiệm vụ
Giải pháp tốt nhất là sử dụng cả hai cùng lúc: Xác định ra một vài nhiệm vụ tối quan trọng, đem lại nhiều kết quả nhất và lên lịch cho những nhiệm vụ đó trong thời hạn thật ngắn và rõ ràng.
Nếu bạn vẫn chưa xác định được những nhiệm vụ tối cần thiết và đặt ra thời hạn bắt đầu và hoàn thành thì những thứ không quan trọng lại trở thành quan trọng. Ngay cả khi nếu bạn biết được nhiệm vụ nào là quan trọng nhưng lại không đặt ra được thời hạn hoàn thành để tập trung vào làm thì những việc nhỏ được giao sẽ gây mất thời gian cho tới khi những thứ vụn vặt khác thế chỗ chúng, khiến cho bạn tới hết ngày vẫn chưa hoàn thành được việc gì cả.
Định luật Parkinson cũng còn được áp dụng trong quản lý tài chính. Nếu không thiết lập được hệ thông kiểm soát, chi phí của bạn sẽ tăng lên để lấp đầy khoảng doanh thu tăng lên của bạn và doanh nghiệp bạn. Khi chúng ta kiếm nhiều tiền hơn, chúng ta tiêu nhiều tiền hơn, điều này làm chúng ta xa dần mục tiêu tài chính của mình.
Nguyên lý 80/20 và Quy luật Parkinson là hai quan điểm nền tảng để nâng cao hiệu quả làm việc của bạn.
Lưu ý: Đưa ra những giới hạn thời gian ngắn không có nghĩa là bạn không được giao những nhiệm vụ lớn (như kế hoạch kinh doanh chẳng hạn), thay vào đó, bạn hãy chia công việc thành những mốc nhỏ và yêu cầu hoàn thành theo từng khoảng thời gian ngắn. Do đó, việc lập kế hoạch AOP hàng năm là quan trọng. Nhưng việc thực thi hiệu quả, theo kinh nghiệm của tôi thì bạn cần phải:
- Xác định con đường để đạt được kết quả mong muốn (growth bridge)
- Chia nhỏ kết quả mong muốn thành các mục tiêu KPI quý, tháng, tuần, và cho từng đội nhóm, cá nhân
- Lên kế hoạch hành động hiệu quả impact plan hàng tuần và check in hàng tuần để đảm bảo hiệu quả thực thi
Nếu bạn, đội nhóm và doanh nghiệp của bạn có những khó khăn trong việc thực thi hiệu quả các kế hoạch tài chính, kinh doanh của mình. Nếu bạn muốn mỗi tuần chỉ làm việc 1 ngày ở công ty của bạn, mà bạn vẫn giữ kết nối và ảnh hưởng với đội ngũ của mình, và hiệu quả công việc của đội nhóm vẫn ở mức cao nhất. Tôi có thể giúp bạn bằng những công cụ, và kinh nghiệm triển khai thành công tại các tập đoàn đa quốc gia mà tôi đã thực hiện.