Microsoft thông báo rằng Viva Goals sẽ ngừng hoạt động vào ngày 31 tháng 12 năm 2025. Sẽ không có tính năng mới nào được thêm vào và chỉ tiếp tục bảo trì cho những khách hàng hiện tại. Quyết định này ảnh hưởng đáng kể đến các công ty sử dụng Viva Goals. Việc thiết lập và đào tạo nhân viên về mô hình OKR có thể đòi hỏi rất nhiều công sức và thời gian.

Trong làn sóng AI đang rần rật khắp nơi, Mr. Sonny tôi rùng mình suy nghĩ: “có phải thời quản lý mục tiêu bằng các công cụ OKR khô cứng như Viva Goals đang trở thành dĩ vãng, và AI sẽ giúp con người lên kế hoạch và quản lý mục tiêu, còn nhiệm vụ của con người là làm theo những gì AI hướng dẫn!? Thế thì thời của mình có phải đã hết. Nghe cũng sợ. 

Nhưng dù thế nào, tư duy mới là quan trọng. Nên việc hiểu và có phương pháp luận theo kiểu OKR sẽ giúp cho ta làm đúng việc, đúng người, đúng thời điểm hơn. Có một chút tiếc nuối, nên cặm cụi tóm tém các thông tin về OKR để đây cho con cháu sau này còn biết mà dùng đến.

Công cụ OKR Objectives and key results (Quản Lý Mục tiêu và Kết quả then chốt) là nền tảng được thiết kế để giúp các tổ chức thiết lập, theo dõi và quản lý các mục tiêu và mục đích của họ, đảm bảo sự liên kết và minh bạch giữa các nhóm. Các công cụ này cung cấp các tính năng như bảng thông tin, cập nhật tiến độ và thông tin chi tiết về hiệu suất, hợp lý hóa quy trình OKR và thúc đẩy hiệu quả.

Các tính năng chính của Công cụ OKR:

• Thiết lập mục tiêu: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và xác định các mục tiêu và kết quả chính.
• Theo dõi tiến độ: Cho phép theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu theo thời gian thực.
• Minh bạch: Cung cấp khả năng hiển thị OKR của nhóm và cá nhân, thúc đẩy sự thống nhất.
• Cộng tác: Cho phép giao tiếp và phản hồi trong nhóm, đảm bảo mọi người đều hướng tới cùng một mục tiêu.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất, cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Lợi ích chung của OKR

Mục tiêu và kết quả chính (OKR) mang lại lợi thế chiến lược bất kể quy mô công ty. Các công ty doanh nghiệp toàn cầu lớn áp dụng OKR, cũng như các công ty nhỏ chỉ có một vài nhân viên và thậm chí là cá nhân. OKR mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

1. Chuyển trọng tâm từ kết quả mong muốn Output thành các hoạt động hiệu quả Impact: Khi bạn biến OKR thành trọng tâm trong kế hoạch kinh doanh của mình, trọng tâm sẽ chuyển từ đầu ra của nhóm sang tác động của họ đối với doanh nghiệp. Ngoài ra, OKR cung cấp sự rõ ràng về mục đích của công việc bạn đang làm, do đó thúc đẩy hiệu quả và giúp giảm tình trạng kiệt sức của nhân viên.
2. Tạo sự hợp tác liên chức năng giúp thống nhất các nỗ lực và cải thiện sự cộng tác. Việc liên kết các mục tiêu, bao gồm mục tiêu của cá nhân, nhóm và phòng ban, với chiến lược rộng hơn của công ty giúp mọi người ưu tiên công việc họ đang làm.
3. Giúp bạn điều hướng sự thay đổi nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro. Khung OKR cung cấp khả năng hiển thị về nơi bạn đang tập trung nỗ lực. Đổi lại, điều này giúp bạn quản lý rủi ro một cách chủ động và xác định các chủ đề và thay đổi trong các tập dữ liệu đa dạng mà bạn có thể không nhận thấy nếu không có hệ thống thống nhất. Khung OKR giúp bạn chuyển trọng tâm từ hoạt động và đầu ra sang kết quả, do đó thực hiện đúng những thay đổi vào đúng thời điểm để duy trì khả năng cạnh tranh.
4. Cung cấp sự rõ ràng được ghi chép, đo lường và có người chịu trách nhiệm. Khung OKR giúp bạn theo dõi và đo lường đầu ra bằng phần mềm hoặc tài liệu OKR mà bạn sử dụng để quản lý. Mỗi cá nhân chịu trách nhiệm về OKR của mình và ban lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm cho phép theo đuổi OKR.
5. Truyền cảm hứng cho sự phát triển và thúc đẩy sự tham gia. Nếu bạn sử dụng OKR đúng cách, bạn có thể biến chúng thành động lực thúc đẩy nhịp điệu chiến lược của mình. OKR giúp bạn giữ cho mọi người kết nối với sứ mệnh rộng lớn hơn của mình và đảm bảo họ đầu tư vào đóng góp của mình cho sứ mệnh đó.
6. Cung cấp giao tiếp rõ ràng, theo ngữ cảnh với các đánh giá tiến độ liên tục. Bạn không ngừng phát triển khung OKR của mình sau khi ghi chép các mục tiêu của mình. Khung OKR của bạn phải ảnh hưởng đến các tương tác của mọi người trong công ty, hỗ trợ quy trình đánh giá giúp bạn liên tục cải thiện và tạo ra nhịp điệu tập trung vào các kết quả quan trọng mà bạn đang theo đuổi.

Lợi ích của OKR đối với giám đốc điều hành, chủ sở hữu và quản lý nhóm, và cá nhân

OKR thúc đẩy sự liên kết, tính linh hoạt và tác động trong tổ chức của bạn. Việc áp dụng OKR mang lại nhiều lợi ích cho:

Các giám đốc điều hành muốn thiết lập một nhóm có hiệu suất cao, có tư duy phát triển và luôn thúc đẩy kết quả kinh doanh mạnh mẽ. Đối với các giám đốc điều hành, OKR cung cấp:

• Khả năng hiển thị đầy đủ về tiến độ của các sáng kiến ​​kinh doanh ở mọi cấp độ tổ chức.
• Sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban và nhóm.
• Nhân viên có hiệu suất cao, được trao quyền và gắn kết.
• Kết nối rõ ràng giữa công việc hàng ngày và mục tiêu chung của tổ chức.
• Các nhóm tự chủ và tập trung hơn.

Chủ nhóm hoặc những người đưa ra quyết định thay mặt cho một nhóm lớn hơn. Đối với những người này, OKR cung cấp:

• Các ưu tiên tập trung và rõ ràng hơn, do đó các thành viên trong nhóm tự chủ hơn.
• Hiệu quả đối với các cuộc họp nhóm và kết quả có thể hành động từ các cuộc họp đó.
• Minh bạch hoàn toàn và tăng cường sự hợp tác với các đối tác liên chức năng.
• Sự liên kết rõ ràng giữa công việc hàng ngày và các sáng kiến ​​kinh doanh lớn hơn.
• Trách nhiệm giải trình được xác định và quyền sở hữu rõ ràng đối với OKR.
• Cải thiện khả năng phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Đối với những người đóng góp cá nhân, liên quan đến sự tham gia và mục đích. Đối với những người này, OKR cung cấp:

• Các ưu tiên rõ ràng và tập trung hơn. OKR giúp các thành viên trong nhóm hiểu họ nên làm gì và tại sao, đồng thời dành ít thời gian hơn cho các sáng kiến ​​kinh doanh không quan trọng.
• Khả năng hiển thị các ưu tiên hàng đầu của tổ chức, cũng như các ưu tiên cho nhóm của họ và các nhóm khác.
• Nâng cao quyền tự chủ và quyền sở hữu.

Đội ngũ triển khai OKR và vai trò

Việc áp dụng phương pháp luận OKR và công nghệ được sử dụng để thực hiện phương pháp này đòi hỏi sự hợp tác trong toàn tổ chức của bạn. Các nhóm và thành viên nhóm sau đây rất quan trọng để đảm bảo phương pháp luận OKR giúp đạt được kết quả kinh doanh của bạn. Mỗi nhóm đóng một vai trò cụ thể.

Key Groups

• Executive sponsors: Truyền đạt tầm nhìn và giá trị cấp cao cho OKR trên toàn công ty.
• OKR super champion: Đảm bảo việc áp dụng OKR sẽ dẫn đến hiện thực hóa các mục tiêu kinh doanh.
• Team owners
• OKR champions: Thúc đẩy việc áp dụng OKR và giải quyết các phản đối.

Additional core team members

• Project lead: Giám sát quá trình triển khai và hậu cần của dự án OKR.
• Department leads (stakeholders): Xác định cách các phòng ban sẽ sử dụng OKR và khuyến khích áp dụng trong phòng ban của mình.
• IT specialists: Giám sát các khía cạnh kỹ thuật của việc triển khai và triển khai OKR.
• Communications lead:
• Employee training lead: Quản lý và truyền đạt nội dung đào tạo về OKR.
• OKR community leader: Sở hữu và quản lý cộng đồng nội bộ tập trung vào OKR. Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận và cơ hội học tập cho tổ chức.
• Early adopters: Sử dụng OKR ngay từ đầu quá trình áp dụng. Cung cấp phản hồi để giúp phần còn lại của tổ chức chuyển đổi suôn sẻ.

Triển khai OKR

Khi bạn điều hướng Mô hình trưởng thành OKR mà các hình ảnh sau đây mô tả và quản lý thay đổi liên quan đến việc triển khai OKR của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên giúp tổ chức của mình dễ dàng tạo và quản lý Mục tiêu và Kết quả chính (OKR) bằng cách triển khai Pilot thử nghiệm người dùng.

Tiến hành thử nghiệm người dùng mang lại hai lợi ích chính:

1. Bạn nhanh chóng học được cách thức một phương pháp hoạt động trong văn hóa tổ chức của mình và hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội.
2. Nhóm thử nghiệm của bạn đóng vai trò là tấm gương cho phần còn lại của tổ chức. Thành công của nhóm thử nghiệm trong việc đạt được các mục tiêu đóng vai trò là động lực để các nhóm khác áp dụng công nghệ.

Có bốn bước chính để tiến hành chương trình thử nghiệm Viva Goals. Bạn phải:

1. Chọn phong cách thử nghiệm bạn muốn tiến hành.
2. Phát triển các mục tiêu chương trình của bạn.
3. Cấu hình lịch và thời gian OKR của bạn.
4. Triển khai chương trình thử nghiệm OKR của bạn.

1. Lựa chọn phong cách Pilot:

Hãy cân nhắc kỹ lưỡng ba phong cách mà bạn có thể triển khai liên quan đến chương trình thí điểm của mình, bao gồm:

1. Phong cách chỉ dành cho lãnh đạo.
2. Phong cách toàn phòng ban.
3. Phong cách Big Bang.

Bất kể bạn quyết định sử dụng phong cách nào, điều quan trọng là bạn phải làm những gì hiệu quả nhất cho tổ chức của mình. Ngoài ra, hãy kiên nhẫn. Có thể mất một vài quý để làm quen với những thay đổi. Tuy nhiên, bạn sẽ sớm thiết lập được nhịp điệu vững chắc và chương trình OKR của bạn sẽ phát triển, trưởng thành và chuyển đổi tổ chức của bạn.

Hãy cùng thảo luận về các loại phong cách thí điểm mà bạn có thể sử dụng.

1. 1. Triển khai nhóm thí điểm chỉ dành cho lãnh đạo

Một trong những cách phổ biến nhất để triển khai chương trình OKR là từ trên xuống dưới, vì điều này đảm bảo rằng ban lãnh đạo hoàn toàn ủng hộ chương trình của bạn và OKR của bạn được căn chỉnh chính xác. Sau đây là ví dụ về quy trình:

1. Nhóm điều hành thiết lập OKR trong quý đầu tiên. OKR có bản chất minh bạch, vì vậy toàn bộ tổ chức của bạn sẽ có thể nhìn thấy chúng. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, bạn chỉ mời nhóm điều hành của mình trở thành người dùng OKR tích cực.
2. Bạn triển khai nhịp độ hàng tuần để kiểm tra trong quý đầu tiên đó. Chúng tôi khuyên bạn nên xây dựng chương trình nghị sự cuộc họp xung quanh việc đo lường OKR và kiểm tra.
3. Bạn đưa các nhà quản lý nhóm vào cuộc sau một quý đầu tiên thành công. Khi bạn bắt đầu đào tạo các nhà quản lý nhóm, họ sẽ phát triển các OKR phù hợp với OKR của nhóm lãnh đạo cấp cao.
4. Bạn bao gồm các thành viên nhóm riêng lẻ sau một quý khác. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đào tạo các thành viên nhóm riêng lẻ, những người sẽ mở rộng các kết quả chính bằng cách phát triển các OKR phù hợp với cấu trúc báo cáo.

1.2. Triển khai nhóm thí điểm toàn phòng ban

Một phương pháp triển khai phổ biến khác là một phòng ban hoặc nhóm riêng lẻ tiến hành triển khai từ trên xuống dưới bao gồm các quản lý nhóm và nhân viên. Ví dụ: nhóm tiếp thị, CNTT hoặc kỹ thuật sản phẩm của bạn có thể thực hiện việc này. Sau đây là ví dụ về quy trình:

1. Phòng ban áp dụng nhịp kiểm tra hàng tuần, với sự hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao (chính thức hoặc không chính thức). Nhóm thực hiện việc này trong một hoặc hai quý và thử nghiệm những gì hiệu quả và cách thực hiện các thay đổi nhanh nhẹn. Trong thời gian này, các quản lý nhóm báo cáo với ban quản lý về những thành công, thách thức và khuyến nghị.
2. Khi từng phòng ban và ban quản lý có nhịp kiểm tra OKR thoải mái, bạn hãy lập kế hoạch đào tạo để triển khai OKR cho toàn bộ tổ chức. Kế hoạch này nên kết hợp các bài học kinh nghiệm và các phương pháp hay nhất từ ​​nhóm thí điểm ban đầu. Điều này giúp quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ nhất có thể cho toàn bộ tổ chức.

1.3. Triển khai thí điểm đột phá Big Bang

Phương pháp thí điểm bò-đi-chạy (crawl-walk-run ) triển khai cho ban lãnh đạo hoặc các phòng ban là một lựa chọn tốt cho hầu hết các công ty. Tuy nhiên, các công ty trưởng thành có đội ngũ lãnh đạo có thể hướng dẫn tổ chức hiệu quả và hiệu suất thông qua thay đổi có thể muốn triển khai OKR trên toàn tổ chức, cùng một lúc. Đây được gọi là phương pháp tiếp cận big bang.

Ưu điểm của phương pháp tiếp cận big bang là các công ty có thể áp dụng động lực của một khởi đầu ban đầu để đạt được lợi ích của OKR nhanh hơn trên toàn bộ tổ chức.

2. Phát triển mục tiêu chương trình của bạn

Mục tiêu của bạn xác định kết quả bạn mong muốn và cho phép bạn đo lường thành công của quá trình triển khai OKR. Điều bắt buộc là bạn phải có sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan khi xác định OKR của mình, để họ cảm thấy có quyền sở hữu. Điều này cũng giúp đảm bảo các nhiệm vụ dự án của bạn phù hợp với OKR của tổ chức.

OKR của bạn nên bao gồm sự kết hợp giữa thành công về mặt kỹ thuật và thành công tập trung vào người dùng. Do đó, trước khi bắt đầu xây dựng OKR, hãy dành thời gian để suy ngẫm về một số câu hỏi, bao gồm:

• Tại sao bạn triển khai chương trình này? Bạn có muốn cung cấp tính minh bạch tốt hơn trong toàn tổ chức của mình không? Tăng sự gắn kết của nhân viên? Khởi xướng một sản phẩm mới? Cung cấp sự tập trung để chống lại đối thủ cạnh tranh? Điều quan trọng là phải làm rõ lý do để bạn có thể thúc đẩy nhân viên, xây dựng và duy trì động lực.
• Thành công của chương trình này trông như thế nào? Hãy tự hỏi bản thân làm thế nào để biết, sau một năm, liệu bạn đã đạt được mục tiêu của mình hay chưa.
• Kế hoạch truyền thông của bạn là gì để cho nhóm của bạn biết về chương trình OKR và việc triển khai Mục tiêu OKR? Kế hoạch truyền thông của bạn là gì từ khi bắt đầu triển khai đến khi kiểm tra giữa chu kỳ cho đến khi bạn đóng OKR và suy ngẫm về quy trình và những gì bạn đã học được?
• Việc đặt những câu hỏi trước giúp bạn phát triển OKR có thể hành động được và rõ ràng. Ví dụ, giả sử bạn đang triển khai một chương trình OKR.

3. Xác định lịch OKR và thời gian

Khi bạn cân nhắc lịch OKR và nhịp độ kiểm tra, bạn nên quyết định xem bạn muốn thiết lập OKR cho cả năm hay thực hiện theo quý. Bạn cũng cần xác định nhịp độ kiểm tra nào bạn muốn áp dụng.

Thời gian hàng năm

Hầu hết các công ty bắt đầu với ba đến năm mục tiêu cấp cao cho năm. Ví dụ: nếu là tháng 12 năm 2024, họ sẽ đặt mục tiêu cho năm 2025. Một số công ty sẽ tiến xa hơn một bước và có kế hoạch nhiều năm để thực hiện.

Thời gian hàng quý

Hầu hết các công ty lập kế hoạch OKR theo quý bằng nhịp độ sau:

Quý 1 (Q1): Tháng 1, Tháng 2 và Tháng 3
Quý 2 (Q2): Tháng 4, Tháng 5 và Tháng 6
Quý 3 (Q3): Tháng 7, Tháng 8 và Tháng 9
Quý 4 (Q4): Tháng 10, Tháng 11 và Tháng 12

Tần xuất kiểm tra Check-in

Theo thông lệ tốt nhất, các thành viên trong nhóm nên kiểm tra và cập nhật OKR của họ hàng tuần.

Một số công ty thiết lập lịch kiểm tra định kỳ hai tuần một lần hoặc thậm chí hàng tháng. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện hàng tuần là cách làm tốt nhất.

4. Triển khai OKR cho toàn bộ tổ chức của bạn

Khi ban lãnh đạo và nhóm thí điểm của bạn đã quen với cách OKR và Mục tiêu Viva hoạt động, đã đến lúc lập kế hoạch đào tạo để bạn có thể triển khai OKR cho toàn bộ tổ chức của mình.

Điều quan trọng là phải phân loại người dùng theo cá tính và mức độ trưởng thành của OKR khi xây dựng chiến lược đào tạo. Mỗi cá tính có những nhiệm vụ cụ thể mà họ phải thực hiện và có thể sẽ có những khóa đào tạo khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ. Trong kế hoạch đào tạo của mình, bạn nên:

• Tập ​​trung vào lý do tại sao WHY. Đảm bảo nhân viên hiểu lý do tại sao thay đổi diễn ra, tại sao thay đổi lại có lợi cho họ và tại sao họ được yêu cầu thay đổi.
• Sử dụng các tình huống làm việc thực tế. Sử dụng các nhiệm vụ hoặc quy trình quen thuộc với người dùng của bạn để giúp họ quen với cách sử dụng OKR.
• Sử dụng nhiều định dạng. Đào tạo cho người dùng nên áp dụng nhiều hình thức để phù hợp với các phong cách học tập, chuẩn mực địa lý và hạn chế về nguồn lực khác nhau.
• Củng cố. Sử dụng các tùy chọn củng cố để giúp người dùng ghi nhớ nội dung đào tạo. Bạn có thể sử dụng đào tạo theo yêu cầu, các buổi học trong giờ ăn trưa và các tùy chọn đào tạo cho nhân viên mới.

Lời kết

Như đã nói ở trên, hiểu OKR để có phương pháp luận, tư duy quản lý đúng trọng tâm và làm việc hiệu quả hơn. Dù có Viva Goals hay tương lai là AI Agent nào làm công việc quản lý OKR này, thì đó cũng chỉ là công cụ. Chỉ cần 1 tờ giấy trắng, 1 tấm bảng trắng, hay bảng excel là ta vẫn có thể bắt đầu chạy OKR với nào là mục tiêu, sáng kiến, và impact plan để chạy với với đội ngũ hàng tuần. Dù sao thì trái đất vẫn xoay.

Anh em nào có nhã hứng chém gió về OKR thì hới nhé !!